Archives de catégorie : Office 365

ImmutableID Office 365

J’ai trouvé l’article suivant particulièrement intéressant pour comprendre les mécanismes qui rentrent en jeu lors de la synchronisation d’un environnement on-premise avec Azure AD. J’encourage sa lecture et j’espère qu’il vous permettra d’avoir une meilleure vue sur la manière dont Active Directory fonctionne et sur son évolution avec l’ajout d’Azure AD.

https://blogs.perficient.com/microsoft/2015/04/office-365-why-you-need-to-understand-immutableid/

 

OneNote to Sway

Un nouvel add-in est disponible en bêta afin de rajouter une fonction à OneNote. Cet add-in permet de transformer une page en « Sway« .

Comment faire pour profiter de cette fonctionnalité ?

Se rendre à l’adresse suivante: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=50418

Télécharger la version de l’add-in correspondant à la version d’Office installé sur votre poste. Ici je parle de version 32 bits ou 64 bits, dans la majorité des cas, les personnes ont sur leurs postes une version 32 bits. Il faut donc télécharger « SendToSwayx86.msi ». (Si jamais vous ne savez pas quelle version d’Office est installé sur votre poste, vous pouvez installer les 2 versions de « SendToSway » sans risques.)

Une fois téléchargé et installé, on ouvre OneNote où une nouvelle icône a apparu:

sway1

Maintenant si je souhaite transformer ma page en Sway, je clique dessus, et une fenêtre apparaîtra à la première utilisation, pour me demander les identifiants du compte Microsoft que je souhaite utiliser pour poster mon Sway en ligne.

 

 

 

 

 

Par la suite, lorsque vous tenterez de générer un nouveau Sway, voici ce qui apparaîtra:

sway2

J’ai testé la fonction, cela fonctionne bien, les images présentent dans la page OneNote sont bien envoyées en ligne. Comme tout outil, il faudra apprendre à ordonner son texte pour qu’ils puissent être facilement convertis au format Sway que l’on souhaite.

Par exemple, chaque saut de ligne dans mon cas est interprété comme une brique texte dans Sway.

Bref, un outil sympa à essayer et à adopter 🙂

 

Demo:

Voici un OneNote que j’ai créé et son équivalent Sway automatiquement généré.

  • OneNote (format pdf) disponible ici Demo Lorem
  • Sway visible à l’adresse suivante: https://sway.com/duLJGpX6qbrnzsdP

Le bouton « Remixer » restant à ma disposition en cas de non satisfaction…

Yammer dans l’éducation

Ci-dessous mon avis sur Yammer  dans l’éducation et quelques notices d’usages sur le produit dans cette environnement.

Qu’est-ce que Yammer ?

Yammer est un réseau social. Il a été élaboré afin de pouvoir offrir aux entreprises et par extension dans notre cas aux écoles, collèges, lycée, etc. un espace d’échange privé et sécurisé où les données ne sont pas exploitées par des tiers.

Pourquoi mettre en place un réseau social dans un établissement ?

Un réseau Yammer peut servir d’espace d’échange pour les professeurs et les services administratifs sur les sujets concernant l’établissement. Une alternative plus rapide et moins envahissante que l’e-mail, par exemple une actualité peut être postée par un membre du service administratif, les professeurs n’ayant plus qu’à « liker » le post afin de signaler qu’ils l’ont lu.

Yammer, c’est aussi un outil pour initier les enfants aux réseaux sociaux. Ainsi on permet aux enfants de s’exprimer et éventuellement de faire des erreurs. Mais seulement face à un public réduit et dans un environnement où les enseignants (entre autres) pourront rapidement détecter et corriger les problèmes.

Yammer c’est aussi un moyen de donner des nouvelles des enfants aux parents lors de voyage scolaire. Avec Yammer, les professeurs peuvent poster des photos des enfants en ligne, qui seront uniquement accessibles aux parents ayant été invités sur le réseau de la classe.

Un autre scénario très high-tech suggéré par nos amis de la classe immersive outre-Manche, la mise en place d’un écran dans la salle de classe, sur lequel le flux d’un groupe Yammer reste affiché. Sur ce groupe les élèves peuvent poster leurs questions sans avoir besoin d’interrompre le professeur ou de se faire remarquer. Le professeur pouvant choisir soit d’aborder avec l’ensemble de la classe la question soulevée soit directement avec l’élève en ligne.

Comment fonctionne Yammer ?

Par défaut, votre réseau Yammer est seulement accessible aux utilisateurs de votre plateforme Office 365.

Sur Yammer, les utilisateurs postent des messages dans des groupes, le seul groupe existant au départ étant le groupe « Toute l’entreprise ».

Il est possible de créer une infinité de groupe, un groupe peut être privé ou public. Les groupes publics pourront être rejoints par tous les membres de votre réseau. Si l’on souhaite rejoindre un groupe privé, un administrateur du groupe doit approuver la demande, à savoir un utilisateur peut décider de ne pas faire apparaître son groupe privé dans la liste des groupes existants de son Yammer.

Il est également possible de laisser aux utilisateurs la possibilité ou non de créer des « Réseaux Externes ». Lors de la création de ces réseaux externes, 3 options s’offrent à nous :

  • Le réseau peut être « ouvert » et toute personne le rejoignant pourra inviter de nouveaux membres.
  • Le réseau peut être « fermé » et seulement les administrateurs de ce nouveau réseau pourront y inviter de nouveaux membres.
  • Dernière option, que le réseau soit ouvert ou fermé, vous pouvez décider que les membres du « réseau parent » est le droit de le rejoindre.

Utiliser Yammer dans son établissement

Configuration initiale

Voici une approche envisageable pour un collège, dans mon scénario mon établissement a ouvert une plateforme Office 365 avec l’adresse suivante : clgdeparis.onmicrosoft.com

J’ai donc automatiquement un Yammer disponible à l’adresse : yammer.com/clgdeparis.onmicrosoft.com de disponible.

En premier lieu, il est intéressant de définir des administrateurs délégués, ces administrateurs délégués auront la possibilité de voir l’intégralité des contenus postés sur le Yammer, groupe privé ou non.

Pour cela se rendre dans « Contenu et Sécurité » figure 1. Puis Administrateurs (figure 2). Et en figure 3 vous pourrez ajouter d’autres administrateurs.

Figure 1

Figure 1

Figure 2

Figure 2

Figure 3

Figure 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lors de la définition d’administrateurs délégués, vous passerez par le menu « Surveiller les mots-clés », un filtre qui vous permettra de détecter rapidement d’éventuelles dérives.

Création de groupe

Ce Yammer est accessible à l’intégralité des membres d’Office 365, donc à vos élèves et enseignants.

Il est donc important de structurer le contenu, ainsi voici un exemple d’organisation :

  • Un groupe privé par classe avec une nomenclature : « Année scolaire – Classe »
    • : 1415-6eme5

En administrateur du groupe, les professeurs intervenants avec la classe.

Demander aux professeurs principaux de créer le groupe de la classe qu’ils gèrent au début de l’année et d’y ajouter leurs élèves est un moyen de gagner du temps.

Lorsque vous créez un groupe, vous en êtes l’administrateur, vous pouvez alors décider d’ajouter d’autres administrateurs.

Pour cela, cliquez sur l’engrenage à côté du nom du groupe. (Demo One ici)

Demo 1

Vous accédez ensuite à cette page.

gererdemo1

Inviter des personnes externes à l’établissement dans Yammer

Les personnes externes à votre organisation que vous pourriez considérer intéressant d’inviter dans le Yammer de votre établissement sont bien sûr les parents des élèves.

Pour cela, il faut se rendre dans la partie administration de Yammer. En cliquant sur « gestion des utilisateurs ». Puis sur la page suivante « Inviter des personnes ». Vous pouvez ensuite indiquer des adresses e-mail ne faisant pas partie de votre groupe.

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Cependant si vous ne souhaitez pas que les parents puissent avoir accès à vos groupes publics, vous pouvez choisir de créer un réseau externe Yammer. Étant donné qu’un réseau externe se comporte comme si vous disposiez d’un tout nouveau réseau Yammer, vous avez la possibilité de changer le design, le logo, de créer une nouvelle structure de groupe… Et ensuite d’inviter les parents dans ce nouveau réseau.

 

Quand créer un nouveau réseau Yammer ?

Créer un nouveau réseau Yammer à l’occasion d’un voyage scolaire peut être intéressant, on peut inviter dans ce réseau les parents des élèves, et leur permettre de suivre les pérégrinations de la classe. Ici je crée un réseau avec la nomenclature suivante : « nom du collège – activité – année »

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Ceci est un moyen de compartimenter votre environnement.

Bien sûr les solutions sont multiples et je vous invites à adopter celle qui vous conviendra le mieux.

Envoyer un e-mail avec Powershell et Office 365

Il est tout à fait possible d’envoyer des e-mails via un script powershell en utilisant le protocole SMTP.

Voici ci-dessous un script Powershell permettant d’envoyer un e-mail à une liste d’utilisateur contenu dans un fichier au format csv. Ce script utilise le serveur SMTP d’Office 365 (smtp.office365.com) et il prend en compte sa limite de 35 mails/min.

Exemple de contenu du fichier CSV:

 

 

Office 365 – Outrepasser la limite d’envoi d’e-mail par SMTP

Office 365, plateforme de collaboration de Microsoft comprenant notamment un serveur exchange permet d’envoyer des e-mails en utilisant également le protocole SMTP, mais avec cependant quelques limitations.

Notamment il est impossible d ‘envoyer plus de 35 e-mails/minutes en SMTP, tandis que cela ne s’applique pas à Exchange.

Ainsi 3 moyens s’offrent à nous pour passer outre ce problème:

  1. Faire respecter à notre script ou bien logiciel de messagerie cette limite.12641-captain-obvious
  2. Utiliser le protocole Exchange avec notre script ou logiciel.
  3. Utiliser un logiciel nommé Davmail

 

La 3ème solution est parfois la seule possible, car nous n’avons pas forcément le moyen de changer la manière de fonctionner de notre logiciel.

Alors à quoi sert Davmail ? Et bien il simule un serveur SMTP qui pourra recevoir vos mails via ce protocole et il se chargera ensuite d’envoyer ceux-ci à votre serveur mail sur Office 365 via le protocole Exchange. Cette solution permettra d’outre-passer la limite d’e-mail. Solution utilisé et approuvé pour le logiciel Pronote !

Aperçu de la configuration à appliquer pour que cela fonctionne avec Office 365:

pronote-smtp davmail